Trelleborgs Hamn är Skandinaviens största RoRo-hamn och en av Sveriges mest betydelsefulla transportnav. Med cirka 10 % av landets import och export samt Östersjöns största järnvägshamn, ställs höga krav på säkerhet och effektivitet.

Krister Jonsson, Security/Facility Manager i Trelleborgs Hamn, berättar om den resa hamnen gjort för att modernisera besöksflödet och hur valet föll på Check In från SystemHouse Solutions. Behovet av en modern och säker besökshantering

När Trelleborgs Hamn byggde ett nytt kontor uppstod behovet av att digitalisera och automatisera besöksflödet. Säkerheten skulle öka, och samtidigt ville man effektivisera in- och utpasseringar.

– Vi ville modernisera hela besökskedjan och öka säkerheten. Tillsammans med Bravida Prenad och deras leverantör SystemHouse Solutions utvecklade vi ett koncept där besökshanteringen fungerar sömlöst från grindarna hela vägen till mötesrummet, berättar Krister Jonsson.

Höga krav på säkerhet och funktionalitet

Trelleborgs Hamn hade specifika krav på det nya besökssystemet:

Obemannad hantering av besökare med föranmälan via webbe

QR-kodsinpassering vid grindarna som enkelt administreras och skickas.

Grinden skall skicka sms till besöksmottagaren vid passage av inbjuden besökare.

Inbjudan med QR- kod skall kunna skickas antingen som sms eller som mail.

Robust QR-läsare för utomhusbruk som klarar väder och vind.

Modern självbetjäningskiosk i receptionen.

Uppringd avisering av besök istället för SMS, för att säkerställa att inga besökare missas då de kommit till kontoret för besök.

Utmaningar och lösningar

Under projektets gång insåg Trelleborgs Hamn att Check In kunde användas till mycket mer än bara besökshantering. Nya behov uppstod, och SystemHouse Solutions var snabba med att utveckla och implementera fler funktioner.

– Utmaningen låg i att få alla att tänka nytt och föranmäla besök. Vi fick mycket bra stöd från SystemHouse Solutions och personalens idéer har varit en viktig del i utvecklingen av systemet” säger Krister Jonsson.

Fredrik Mossberg, Affärsutvecklare på SystemHouse Solutions, förklarar hur Check In fungerar och varför det har varit så framgångsrikt i Trelleborgs Hamn:

– Med Check In ser vi till att alla besökare måste vara föranmälda och ha en personlig QR-kod. När koden skannas vid grinden öppnas den automatiskt och ett SMS skickas direkt till den ansvariga personen för besöket. På så sätt vet vi alltid vem som rör sig i området och kan agera om någon inte dyker upp som förväntat.

Krister Jonsson:

– Det här har varit en riktig game-changer för oss. Om en besökare inte dyker upp efter att ha passerat grinden, kan vi agera direkt. Det ökar säkerheten både för besökaren och för oss.

Systemet ger också fullständig loggning av alla in- och utpasseringar, vilket stärker säkerheten ytterligare:

– En av de stora fördelarna är att Check In inte bara förbättrar flödet av besökare, utan även gör det möjligt att hantera transporter, dragbilar och besättningar på båtar på ett smidigt sätt. Med Check In kan användarna sätta giltighetstider för tillträde och säkerställa att endast behöriga personer rör sig inom hamnområdet, förklarar Krister Jonsson.

Resultat: Smidigare flöden och ökad säkerhet

Efter installationen av Check In har Trelleborgs Hamn sett tydliga fördelar:

Högre säkerhet – ingen kan komma in i hamnområdet utan föranmälan och personlig QR-kod.
Automatiserat besöksflöde – från grind till mötesrum utan behov av bemanning.
Utökad användning – systemet används nu även för transporter, dragbilar och besättningar på båtar.

– Vi har nu en lösning som inte bara höjer säkerheten utan även skapar ett smidigt och effektivt flöde för alla som rör sig i hamnen, avslutar Krister Jonsson.